Ale Ibarrola

El trabajo de diseño gráfico necesita un especial cuidado en la forma en que se organizan los archivos en el disco duro para poder acceder a ellos de manera eficiente.

Cuando trabajas solo, si no manejas demasiados clientes, es bastante fácil mantener un registro en la cabeza de la forma en que trabajaste y es posible que encuentres los archivos bastante rápidamente. Pero, cuando trabajás en equipo es imprescindible tener códigos, que permitan que cualquier integrante del equipo acceda a la información con la misma facilidad y rapidez de quien los generó.

En los años que llevo laburando en equipo, hemos desarrollado un método, que aunque no está explicito se ha asumido y que nos funciona bastante bien. Comparto este método con ustedes.

El “repositorio” (que puede ser una carpeta, un disco duro, una unidad de red, etc) está dividido en diversas carpetas que ordenan de forma primaria la información, es la primera división lógica. Aquí conviene hacer una división “grosera” de la información. Por ejemplo, una carpeta clientes, donde guardaremos todo lo relacionado con nuestros clientes, una carpeta Documentos, donde tendremos los contratos, los presupuestos, planillas de horas, planillas de costos, etc. En resumen toda la información que solemos reutilizar. En nuestro caso, tenemos también una carpeta que bautizamos “Biblioteca Electrónica” donde Guardamos material de consulta, material de stock, etc.

No importa la división que usen, lo importante es hacer una diferenciación de grandes áreas. Después, seguramente, no se accedan a todas las carpetas con la misma frecuencia y crearemos accesos directos a las áreas más utilizadas (en mi caso, clientes)

LA CARPETA CLIENTES:

Aquí dentro tenemos una carpeta para cada uno de nuestros clientes. Inclusive, es bueno crear carpetas para esos clientes a los que les hemos hecho un trabajo puntual aunque sepamos que nunca regrese. Esto nos permite acceder a ese trabajo de forma directa y clara. El mismo razonamiento para clientes que trabajamos por intermedio de otro.

A mi me ha pasado en más de una oportunidad, de hacer un pequeño trabajo para un cliente XXX porque es un partner de nuestro cliente principal YYY. Creemos la carpeta XXX aunque no volvamos a utilizarla.

Es una buena idea también tener una carpeta para los trabajos relacionados con el estudio / la agencia. Lo que pasa algunas veces es que los trabajos propios no corren por los mismos canales, son hechos por diferente personas y nunca llegan por lo tanto al esquema de organización de los archivos.

PROYECTOS o CAMPAÑAS

Sea el trabajo que sea, se puede agrupar en campañas o proyectos (va en gustos). Según el flujo de trabajo que genere el cliente se generarán carpetas con mayor o menor frecuencia, pero la idea es que cada proyecto que se origine tenga una carpeta propia.

En el caso de estudios de mediano tamaño o agencias, seguramente se trabajen con órdenes de trabajo.Las órdenes de trabajo son documentos que se usan para derivar los trabajos y llevar un control sobre los mismos. Estás ordenes tienen un código, que identifica, el cliente y el trabajo.

Si la organización en la que trabajamos usa ordenes es una excelente manera de identificar las carpetas de ese proyecto. Ya que seguramente el soft que se utilice para hacer la gestión permita acceder a los códigos por muchísimos criterios de búsqueda.

Si trabajás solo y no usas códigos, es una buena idea implementarlos. Los códigos pueden ser lo que se te ocurra, pero una muy buena manera de codificar es utilizando fechas.

Y lo digo porque el tiempo nos hizo ver es que el ser humano tiene una capacidad increible para olvidarse de las cosas, y una capacidad igualmente increíble para recordar las fechas en las que pasaron esas cosas.

Aunque parezca incongruente, es así. He escuchado mil veces frases como “Te acordás la campaña que hicimos en febrero para XXX cliente”, “como se llamaba la campaña del perrito?.. si la de diciembre”.También pasa, que creemos que las fechas de los archivos son útiles, pero nada más lejano a eso. en mi caso, nunca tuve claro, si las fechas que aparecían eran de creación, de modificación. ni que hablar cuando respaldamos la información, y todas las carpetas quedan con la misma fecha.

Por eso, en mis trabajos personales, uso fechas dentro del nombre para ordenarlos. La forma en que se escriben las fechas también son importantes. AÑO-MES Suele ser suficiente, a no ser que tengamos a cargo una publicación diaria, o semanal.

Bastaría agregar un código de dos o tres letras para identificar a los clientes y listo, tenemos un código de asignación de trabajos.

Recapitulando, tenemos una carpeta para cada cliente y dentro una carpeta para cada proyecto. El nombre de la carpeta de proyectos empieza con el código del trabajo. Excelente.

Luego deberíamos agregarle un nombre descriptivo. Algo que un ser humano pueda leer y entender. Porque aunque los códigos sean efectivos, no siempre va a ser necesario ingresar al sistema o ver un listado para saber el código de determinado trabajo. Es importante que seamos descriptivos. Muy descriptivos. Nada de nombres de proytectos como “cartel” o “libro”.

usemos nombres como “libro las hojas perennes” o “Cartel ingreso al shopping”. Seguramente llegará un momento, en que tengamos más de un “cartel” o “libro” y tendríamos que revisar el contenido de la carpeta para saber cual es el que buscamos.

Carpeta de proyectos

Cada proyecto es un mundo nuevo, de eso no hay dudas. Pero hay cosas que si se repiten y que nos van a servir para mantener los proyectos organizados.

Deben existir infinidad de maneras de hacerlo, pero personalmente trabajo en dos etapas y las respeto. Una primera etapa, que llamo boceto, que va desde que ingresa el trabajo hasta la aprobación final. Y eso es importante. Me sirve mucho para organizar las tareas y no confundirme. En el momento que el cliente aprueba un trabajo ese trabajo está en una etapa de producción. Esto es muy útil, ya que muchos estudios, trabajan con finalistas. Que se encargan de enviar los trabajos a imprenta (o equivalente)

Boceto

En este nivel uso la última división por carpetas obligatoria. Después cada uno es libre de reorganizar los contenidos de cada una de las carpetas si lo considera necesario.

Nosotros trabajamos dentro de los bocetos con una carpeta “img” que contiene todos los archivos gráficos utilizados en el proyecto y otra llamada “muestras” donde guardamos las exportaciones que se van haciendo para el análisis o enviarle al cliente.

No somos muy estrictos, aunque se podría serlo, en las nomenclaturas que se utilizan, pero tenemos algunas normas a respetar.

Los archivos fuente, es decir donde armamos el boceto, deben estar formados de la siguiente manera CodigoTrabajo_NombreMaterial_Version. (ej: SPR_0704_flyer_01.ai)

Pensar a futuro, que cada decisión que tomemos puede traer consecuencias gravísimas. Para ilustrar esto, cuando descargues una imágen de boceto de un stock de fotos, asegurate que es posible volver a encontrarla. Parece fácil, pero no lo es. Cuando no es clara esta regla, pasa que en el medio correr por los tiempos, estar preocupados por otras cosas no nos aseguremos de esto y guardemos pro ejemplo la imágen cambiandole el nombre al archivo. O el banco de fotos le pone un código, pero si solemos buscar en muchos sitios, después no seamos capaces de acordarnos de donde era que habíamos descargado esa foto.

Personalmente, hago una carpeta para cada banco y así me aseguro que puedo volver a encontrarla y que otra persona puede encontrarla.

Producción

Aquí si hay que ser exquisitos. Ser absolutamente prolijos, y ordenados nos reducirá los riesgos de tener que lamentar una reimpresión. Hoy hacía mensión a que en muchos lugares hay departamentos especialmente dedicados a preparar los archivos para imprenta. Y por lo tanto están totalmente ajenos a los proyectos. Es entonces, tarea del diseñador, preparar la carpeta que contiene los materiales que sean necesarios para preparar los archivos para imprenta.

1. Hacer una exportación (JPG) del boceto aprobado por el cliente, y por la corrección (llamemoslé, redactor)

2. Guardar una copia (NO MOVER POR ERROR) del archivo fuente (me refiero al archivo en el que trabajamos) para cada uno de los formatos que hayamos diseñado.

3. Armar la estructura de las carpetas (imgs, typos, txt -si son necesarios-)

4. Dejar copia de las typografías. Es una buena política, ya que nos ahorra que después nos las pidan.

4. Se suele armar un archivo de texto explicando los pormenores que creemos que quien arme va a necesitar.

5. Dejar en claro de donde salen los materiales. Si las imágenes son de banco, de cual, y cual es el código. (en algunos lugares no todas las personas están autorizadas para comprar los archivos finales) Si las envía el cliente, si las tiene que enviar determinado fotógrafo, etc.

6. pasar la orden al armado. Si el armador vas a ser vos mismo, agarrar la orden.

Parece un chiste, pero no lo es. Hay que armar esa carpeta, como si la estuviéramos armando para otra persona. Les aseguro que hacer esto, facilita el proceso de producción, minimiza errores y además es un buen método a la hora de archivar.

Ahora comienza el proceso de producción. Algunas cosas para tener en cuenta.

Stocks

Ser claros en la nomenclatura y especificar las licencias. Yo las guardo con el Prefijo HI_ para indicar que se trata de una imagen en alta resolución (no importa si nuestra alta resolución es WEB).Luego el banco, el código, un nombre descriptivo, luego la licencia FR (gratis) RF (royalty free) y RM (para rigths managed) en el caso de las rigth managed, la validez (fecha de vencimiento) y los usos.

Los mac admiten muchos caracteres para los nombres de archivo. Si no son suficientes, agregar un archivo de texto con el mismo nombre que la imagen que especifique los datos de la licencia. ej:HI_ISTOCK_123443_mujer sentada_RF.jpg / HI_CORBIS_2323423_perro_RM_web y prensa_0901.jpg. Les aseguro que hacer esto les va a salvar de más de un dolor de cabeza. “que, era de corbis la foto?”, “pahh, teníamos permiso para prensa?”, etc.

En pocas palabras, documentar. Documentar, pensando que lo próximo que haya que hacer en ese trabajo no lo vas a hacer vos.

Versionado

Ser cuidadoso con el versionado de los archivos. Cuando trabajamos en photoshop, conviene guardar versiones del retoque hasta que tengamos un producto final. Dependiendo del retoque algunas veces es conveniente también guardar versiones intermedias.

Dependiendo de las políticas que tenga cada uno, las imágenes pixelares que usaremos en los archivos originales no son las mismas en las que trabajamos. Por ejemplo se suele hacer un TIFF sin capas para incrustar en un Illustrator.

Si es así, agregar al nombre del archivo un código que haga referencia al tipo de archivo LAYERED / FLAT por ejemplo.

Las formas de hacerlo son muchísimas. Lo que si es claro, es que todos los integrantes del equipo sepan las normas para el archivado. Ser ordenados a la ora de guardar los archivos evitará posteriores dolores de cabeza.

miércoles, 6 de agosto de 2014

Serial para todos los Adobe

El archivado para el Diseñador Gráfico